Manutenzioni condominiali: il fornitore è stato avvisato, ma a che punto siamo?

«Ho chiamato il tecnico» non è uno stato.

La segnalazione è arrivata e lo studio ha chiamato il fornitore. Come raccogliere le segnalazioni senza perderle nel gruppo WhatsApp del condominio l'abbiamo già spiegato. Qui parliamo di quello che succede dopo.

Un intervento ha quattro momenti che contano: incarico inviato, preso in carico, in attesa di qualcosa, concluso. Quando il lavoro si affida al telefono, lo studio conosce solo il primo. Gli altri tre restano nella testa del tecnico.

Se per sapere come va un lavoro devi richiamare il fornitore, l'informazione non ce l'ha il tuo studio. Ce l'ha lui.

1. L'incarico incompleto. «Il cancello è rotto» costringe il tecnico a richiamare: quale cancello, cosa fa, chi gli apre. «Cancello carrabile di via Verdi 12: si apre ma non si richiude, la fotocellula lampeggia. Le chiavi le ha il custode» è già un incarico. Con una foto, il tecnico sa anche quale pezzo portarsi.
2. Il lavoro fermo che sembra dimenticato. Il tecnico è passato martedì e ha ordinato una fotocellula nuova. Lo sa solo lui. Per lo studio il lavoro è «in corso» da quattro giorni, e nessuno sa se aspetta un ricambio, un preventivo da approvare o qualcuno che gli apra.
3. La chiusura che arriva con la fattura. Il lavoro finisce venerdì. Lo studio lo scopre a fine mese, quando arriva la fattura, senza una data dell'intervento e senza una foto.

Se oggi affidi i lavori per telefono, chiedi almeno tre cose per iscritto a ogni fornitore: la conferma dell'incarico, una data prevista e una foto a lavoro finito. Se il lavoro si ferma, fatti scrivere cosa manca e quando arriva.

In assemblea, «l’avevo chiamato» non basta.

Quando un lavoro va per le lunghe, prima o poi qualcuno chiede conto. Il codice civile è abbastanza chiaro su cosa spetta a chi amministra:

• Le parti comuni sono una tua responsabilità. L'art. 1130 del codice civile chiede all'amministratore di «compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell'edificio». Telefonare al tecnico è il primo passo. Se il cancello resta aperto una settimana, è a te che chiedono perché.
• La manutenzione straordinaria passa dall'assemblea. Per l'art. 1135, l'amministratore non può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, salvo che siano urgenti, e in quel caso deve riferirne nella prima assemblea. Quando il tecnico ti dice «qui c'è da cambiare il motore», ti serve per iscritto cosa ha trovato e quando.
• I condòmini possono vedere le carte quando vogliono. L'art. 1130-bis permette di prendere visione dei documenti giustificativi di spesa «in ogni tempo». Una fattura senza data dell'intervento e senza una foto del lavoro è la prima che viene contestata.

Il problema non sono i fornitori. È che nessun idraulico installerà il tuo portale.

Molti gestionali hanno un'area fornitori. Nella pratica la usano in pochi: un tecnico lavora per dieci amministratori, ognuno con il suo portale e la sua password. Passa la giornata con il telefono in mano e risponde su WhatsApp, quando può.

Portineria parte da lì:

1. L'incarico arriva sul WhatsApp del fornitore, completo. Con un clic gli invii il link dell'intervento: foto, indirizzo, punto esatto del guasto e come accedere. Il tecnico non installa niente e non deve richiamarti per capire dov'è il cancello.
2. Ogni passaggio è un tap. Dal link il tecnico segna «Preso in carico», poi «In attesa del ricambio, arriva mercoledì», poi «Concluso» con la foto della riparazione. Ogni aggiornamento finisce nella scheda dell'intervento, con data e ora. Chi aveva segnalato il guasto riceve l'avviso di chiusura.
3. Lo storico resta allo studio. Per ogni condominio vedi gli interventi aperti, quelli fermi e quelli chiusi. Se un fornitore ci mette sempre una settimana ad accettare un lavoro, lo vedi dalle date. E quando arriva la fattura, o qualcuno la contesta in assemblea, apri la scheda: date, note e foto.